Fakturaen er klar til godkendelse, men fakturanummeret er svært at læse. Resten ser fint ud. Skal medarbejderen begynde helt forfra? Nej. Med fakturabehandling med OCR kan systemet genkende oplysninger automatisk og sende usikre felter videre til manuel kontrol. Så klarer systemet rutinen, mens medarbejderen vurderer det, der kræver omtanke.
Fra modtagelse til kontrolpunkt
Når en faktura kommer ind, forsøger OCR at finde oplysninger som leverandør, fakturanummer, dato og beløb. Bagefter kan systemet sammenholde dem med virksomhedens oplysninger og markere mangler eller afvigelser, før fakturaen sendes til godkendelse.
Forestil dig en skæv scanning fra en leverandør: Navnet står tydeligt, men fakturanummeret er sløret ude i kanten. Systemet kan genkende de læsbare felter og markere nummeret som usikkert. Så skal medarbejderen kun kontrollere den ene oplysning i stedet for at gennemgå hele fakturaen igen. Det er en mere praktisk løsning end at lade én uklar detalje standse hele bunken.
Her er hvad du skal vide: OCR genkender tekst, men det garanterer ikke, at aflæsningen er korrekt. En god arbejdsgang viser, hvilke felter der er usikre, og lader medarbejderen rette dem direkte i fakturaens forløb. Så hænger bilag, registrering og godkendelse sammen, uden at processen skal begynde forfra.
Når fakturanummeret er svært at læse
Et uklart nummer kan gøre fakturaen svær at finde igen eller få den til at ligne et andet bilag. Derfor bør systemet markere usikker aflæsning i stedet for at lade et gæt glide ubemærket videre. Det er ikke unødigt besvær, men en enkel måde at undgå fejl i registreringen på.
Medarbejderen åbner fakturaen, zoomer ind på nummeret og sammenholder det med dokumentet. Hvis tallet stadig er utydeligt, kan medarbejderen kontakte leverandøren eller følge virksomhedens faste procedure. Der er ikke nødvendigvis grund til at kontrollere resten af oplysningerne igen, hvis de allerede er valideret. Det sparer tid og gør næste skridt tydeligt.
Med fakturabehandling med OCR bør det være klart, hvorfor en faktura er sendt til manuel kontrol. En besked som “fakturanummer skal bekræftes” fortæller den næste person præcis, hvad der mangler. Når kontrollen er udført, kan fakturaen gå videre til godkendelse med rettelsen knyttet til det relevante felt.
Når betalingsoplysninger eller beløb afviger
Et ændret kontonummer kræver mere end en ny aflæsning. Hvis en leverandør pludselig angiver andre betalingsoplysninger, bør systemet markere ændringen, så virksomheden kan undersøge den før betaling. OCR kan læse kontonummeret, men et menneske skal vurdere, om ændringen er legitim. Den forskel er vigtig.
Forestil dig en faktura fra en fast leverandør, hvor kontonummeret pludselig er nyt. Medarbejderen følger virksomhedens kontrolprocedure og får ændringen bekræftet gennem en betroet kontaktvej, før fakturaen godkendes. Det er et ekstra trin, men det er bestemt ikke dér, man bør spare tid.
Hvis beløbet ikke stemmer med ordren, skal forskellen undersøges. Systemet kan vise afvigelsen, mens medarbejderen afklarer, om der er tale om en aftalt ændring, en fejl eller en manglende forklaring. Først derefter bør fakturaen godkendes eller sendes tilbage til rettelse. Det er bedre end at lade en uoverensstemmelse forsvinde i en automatisk arbejdsgang.
En tydelig vej videre for fakturaen
For at undgå flaskehalse skal det være klart, hvem der håndterer de forskellige undtagelser. En faktura med et manglende nummer kan sendes til økonomimedarbejderen, mens ændrede betalingsoplysninger følger en særskilt kontrol. Når ansvaret er tydeligt, undgår fakturaen at cirkulere mellem indbakker, og medarbejderen ved, hvad næste skridt er. En enkel proces er bedre end en smart, men uklar proces.
Vil du se, hvordan validering kan indgå i arbejdsgangen, kan du læse om OCR-validering. Her handler det om at finde usikre eller manglende oplysninger, så de kan gennemgås, før fakturaen går videre. Det er især nyttigt, når virksomheden vil skelne mellem bilag, der kan fortsætte, og dem, der kræver et menneskeligt blik.
Indret processen, så tvivlsomme fakturaer ikke forsinker de ukomplicerede. Aftal, hvilke afvigelser der kræver manuel kontrol, hvem der følger op, og hvordan rettelser dokumenteres. Sørg også for, at medarbejderen kan se både fakturaen og den oplysning, der udløste markeringen. Med fakturabehandling med OCR er automatiseringen mest nyttig, når den synliggør tvivlen og hjælper den rette person med at løse den.
En kort tjekliste kan gøre arbejdsgangen lettere at følge:
- Markér felter, der er ulæselige eller mangler.
- Send ændrede betalingsoplysninger til særskilt kontrol.
- Sammenhold beløbet med ordren, og afklar afvigelser.
- Udpeg en ansvarlig for hver manuel gennemgang.
- Send først fakturaen videre, når kontrollen er afsluttet.
Når grænsen mellem automatisk aflæsning og menneskelig vurdering er tydelig, bliver undtagelser lettere at håndtere. Ingen behøver at behandle hele fakturaen igen, bare fordi ét felt driller. Det er efter min mening den bedste slags automatisering: Den letter arbejdet uden at bede medarbejderen om at stole blindt på et gæt.
Se mere hos nordflow.io.
